Staf Administrasi Antusias Ikuti Sosialisasi Peningkatan Kapasitas Pengelolaan Arsip

Kamis, 12 Sep 2019 13:33 WIT
Peserta sosialisasi mempraktekkan pengarsipan dokumen (Foto : Anya Fatma)

TIMIKA | Staf administrasi, baik dari Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di lingkungan Pemkab Mimika maupun instansi swasta antusias mengikuti sosialisasi bimbingan percepatan peningkatan kapasitas pengelolaan kearsipan yang digelar Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Mimika.

Sosialisasi yang digelar di Hotel Horison, Timika ini berlangsung selama dua hari pada Selasa (10/9) sampai dengan Rabu (11/9) ini menghadirkan dua narasumber dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) yakni Kasubdit Kearsipan ANRI, Dwi Nurmaningsih dan Anita Rosdiana.

Dwi Nurmaningsih menyebutkan, pengelolaan kearsipan di Mimika belum terlaksana dengan baik. Sehingga para staf administrasi yang mengikuti kegiatan ini sangat antusias dan merespon dengan sangat baik.

"Respon mereka sangat baik sekali karena mereka masih menganggap ini seperti pelajaran baru dan membuka wawasan mereka lebih luas sehingga pengelolaan kearsipan kedepannya bisa jauh lebih baik lagi," katanya.

Menurutnya, Mimika yang merupakan aset nasional ini diharapkan kearsipannya dikelola dengan baik.

"Sosialisasi ini kedepannya bisa diimplementasikan dengan baik di OPD maupun kantor masing-masing. Mereka harus meningkatkan hasil pengelolaan kearsipannya seperti membuat daftarnya, arsipnya mudah diakses dan mudah ditemukan sehingga pimpinan dimudahkan dalam mencari informasi,” jelasnya.

"Pesertanya sangat aktif sekali pada kegiatan ini dan mempunyai motivasi yang besar untuk memperbaiki sistem kearsipannya di OPD dan dirinya pun senang karena mereka (peserta - Red) tidak malu bertanya dan sangat responsif," tutur Dwi.

Dwi mengatakan, kearsipan tidak hanya menjadi tugas Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah, akan tetapi menjadi tugas seluruh instansi. Dengan adanya kebijakan pemerintah dibidang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE), Presiden RI telah mencanangkan seluruh pelayanan kepada masyarakat harus ditingkatkan dengan teknologi yang berkembang saat ini.

Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah, Beny Renyaan mengatakan, kegiatan ini sendiri bertujuan untuk memperkenalkan kepada stakeholder bahwa arsip yang selama ini dianggap hal biasa sebagai dokumen yang jika dibutuhkan maka digunakan, sedangkan jika tidak arsip tersebut dibiarkan begitu saja.

Arsip, kata Beny, memiliki nilai tetap dalam keberlangsungan Pemerintahan. Yang mana bisa menyimpan berbagai rekam informasi dalam bentuk media maupun kertas yang akan menjadi sangat penting ketika akan memutuskan hal-hal penting di masa depan. Tidak hanya itu, arsip juga bisa digunakan jika ada masalah terkait seperti masalah hukum.

Dijelaskan, Arsip sendiri terbagi menjadi dua kategori yakni arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis menurun menjadi arsip aktif dan inaktif. Dengan demikian diketahui kapan arsip itu disebut dinamis dan statis. Ini menyangkut kapan arsip bisa disimpan dan dimusnahkan. 

"Kalau semua arsip kita anggap penting, maka akan terjadi pemborosan dari sisi anggaran. Tapi kalau semua arsip kita anggap tidak perlu juga akan menjadi masalah besar dalam penyelenggaraan pemerintahan itu sendiri," kata Benny.

Lanjutnya, retensi arsip ini sudah dijalankan di 7 OPD dan seluruh dokumennya telah diatur untuk arsip yang dimusnahkan tahun sekian dan mana yang arsip yang harus disimpan. Kedepan, kata dia, akan lebih ditingkatkan ke seluruh OPD. Sementara untuk penataan arsip sudah dilakukan di 45 OPD termasuk Distrik dan itu sudah berjalan sejak satu tahun lalu.

"Kita sosialisasi ini untuk membimbing staf yang ada di Dinas maupun swasta terkait bagaimana mengelola arsip yang benar," tuturnya.


Reporter : Anya Fatma
Editor: Batt

 

Kategori:
Bagikan